Frequently Asked Questions
SOP-FAC-01 Prosedur Pembayaran Tagihan
TANDARD OPERATING PROCEDURE
PEMBAYARAN TAGIHAN
SOP-FAC-01
1.0 TUJUAN
Memastikan proses pembayaran vendor dilakukan melalui tahapan-tahapan pemeriksaan dokumen penagihan sampai dilakukannya pembayaran.
2.0 RUANG LINGKUP
Pembayaran vendor oleh PT Probesco Disatama.
3.0 REFERENSI
-
4.0 ISTILAH DAN DEFINISI
4.1 ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.
4.2 AP (account payables) adalah hutang perusahaan yang harus dibayarkan.
5.0 TANGGUNG JAWAB
5.1 Purchasing staff bertanggung jawab untuk memeriksa invoice AP berikut dokumen pendukungnya dan membuat tanda terima untuk diserahkan ke vendor.
5.2 Bagian AP bertanggung jawab untuk melakukan proses invoice di sistem.
5.3 Bagian Finance bertanggung jawab untuk mengecek proses aging AP dan melakukan pembayaran ke vendor.
6.0 URAIAN PROSES
6.1 Purchasing menerima dokumen penagihan dari vendor berupa Invoice AP dan dokumen pendukungnya seperti surat jalan, faktur pajak, PO, kwitansi, dsb dan meneruskannya ke AP.
6.2 AP memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dan memverifikasi apakah nilai yang ada di Invoice AP telah sesuai dengan dokumen pendukungnya.
6.3 AP mengisi form tanda terima sebagai bukti serah terima invoice tagihan dari vendor. Form tanda terima yang asli diserahkan kepada vendor.
6.4 Jika Invoice AP vendor tersebut merupakan pembayaran uang muka, AP membuat Invoice AP Prepayment di sistem [Invoice Prepayment {Vendor} – prepare] dan memastikan kesesuaian invoice dengan PO. Lanjut ke 6.6.
Jika Invoice AP bukan merupakan pembayaran uang muka, langsung ke 6.5.
6.5 AP membuat Standard Invoice [Invoice (Vendor) – prepare] dan memeriksa kesesuaian invoice yang ditagih oleh vendor dengan penerimaan (receipt). Lanjut ke 6.6.
6.6 AP mencetak voucher payable dari sistem.
6.7 Atasan AP mengesahkan Invoice AP Prepayment di sistem [Invoice Prepayment {Vendor} – complete] untuk pembayaran uang muka, atau Standard Invoice [Invoice (Vendor) – complete] untuk pembayaran selain uang muka.
6.8 AP memberikan dokumen penagihan lengkap ke Finance untuk dilanjutkan proses pembayaran.
6.9 Finance menerima dokumen penagihan dari AP dan memeriksa di Aging AP Report [Aging] untuk menentukan tagihan mana saja yang akan dibayar.
6.10 Finance melakukan pembayaran invoice dengan menu [AP Payment – prepare].
6.11 Finance mencetak voucher pengeluaran di sistem sesuai dengan pembayaran yang telah dibuat di sistem.
6.12 Jika pembayaran dilakukan melalui transfer rekening, Finance melakukan transfer sesuai nomor rekening di invoice. Lanjut ke 6.15.
Bila pembayaran dilakukan dengan giro, lanjut ke tahap 6.13.
6.13 Finance membuat giro untuk pembayaran tagihan vendor dan meminta tanda tangan pejabat perusahaan yang berwewenang untuk mengesahkan giro tersebut.
6.14 Finance menyerahkan giro tersebut kepada vendor sesuai dengan jadwal pembayaran vendor perusahaan dan vendor harus menyerahkan tanda terima invoice AP asli sebagai ganti (lihat 6.3).
6.15 Finance meng-complete AP Payment di sistem [AP Payment – complete]. Selesai
7.0 DOKUMEN TERKAIT
7.1 Dokumen penagihan dari vendor
7.2 Invoice AP
7.3 Tanda terima Invoice AP
7.4 Invoice AP Prepayment
7.5 Standard Invoice
7.6 Voucher payable
7.7 Aging AP Report
7.8 Voucher pengeluaran
7.9 Giro
8.0 DAFTAR LAMPIRAN
8.1 Diagram alir: Proses pembayaran tagihan
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Proses pembayaran tagihan
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Proses pembayaran tagihan (lanjutan)
PEMBAYARAN TAGIHAN
SOP-FAC-01
| DAFTAR ISI | HALAMAN | |
| 1.0 | TUJUAN | 2 |
| 2.0 | RUANG LINGKUP | 2 |
| 3.0 | REFERENSI | 2 |
| 4.0 | ISTILAH DAN DEFINISI | 2 |
| 5.0 | TANGGUNG JAWAB | 2 |
| 6.0 | URAIAN PROSES | 2 |
| 7.0 | DOKUMEN TERKAIT | 3 |
| 8.0 | DAFTAR LAMPIRAN | 3 |
1.0 TUJUAN
Memastikan proses pembayaran vendor dilakukan melalui tahapan-tahapan pemeriksaan dokumen penagihan sampai dilakukannya pembayaran.
2.0 RUANG LINGKUP
Pembayaran vendor oleh PT Probesco Disatama.
3.0 REFERENSI
-
4.0 ISTILAH DAN DEFINISI
4.1 ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.
4.2 AP (account payables) adalah hutang perusahaan yang harus dibayarkan.
5.0 TANGGUNG JAWAB
5.1 Purchasing staff bertanggung jawab untuk memeriksa invoice AP berikut dokumen pendukungnya dan membuat tanda terima untuk diserahkan ke vendor.
5.2 Bagian AP bertanggung jawab untuk melakukan proses invoice di sistem.
5.3 Bagian Finance bertanggung jawab untuk mengecek proses aging AP dan melakukan pembayaran ke vendor.
6.0 URAIAN PROSES
6.1 Purchasing menerima dokumen penagihan dari vendor berupa Invoice AP dan dokumen pendukungnya seperti surat jalan, faktur pajak, PO, kwitansi, dsb dan meneruskannya ke AP.
6.2 AP memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dan memverifikasi apakah nilai yang ada di Invoice AP telah sesuai dengan dokumen pendukungnya.
6.3 AP mengisi form tanda terima sebagai bukti serah terima invoice tagihan dari vendor. Form tanda terima yang asli diserahkan kepada vendor.
6.4 Jika Invoice AP vendor tersebut merupakan pembayaran uang muka, AP membuat Invoice AP Prepayment di sistem [Invoice Prepayment {Vendor} – prepare] dan memastikan kesesuaian invoice dengan PO. Lanjut ke 6.6.
Jika Invoice AP bukan merupakan pembayaran uang muka, langsung ke 6.5.
6.5 AP membuat Standard Invoice [Invoice (Vendor) – prepare] dan memeriksa kesesuaian invoice yang ditagih oleh vendor dengan penerimaan (receipt). Lanjut ke 6.6.
6.6 AP mencetak voucher payable dari sistem.
6.7 Atasan AP mengesahkan Invoice AP Prepayment di sistem [Invoice Prepayment {Vendor} – complete] untuk pembayaran uang muka, atau Standard Invoice [Invoice (Vendor) – complete] untuk pembayaran selain uang muka.
6.8 AP memberikan dokumen penagihan lengkap ke Finance untuk dilanjutkan proses pembayaran.
6.9 Finance menerima dokumen penagihan dari AP dan memeriksa di Aging AP Report [Aging] untuk menentukan tagihan mana saja yang akan dibayar.
6.10 Finance melakukan pembayaran invoice dengan menu [AP Payment – prepare].
6.11 Finance mencetak voucher pengeluaran di sistem sesuai dengan pembayaran yang telah dibuat di sistem.
6.12 Jika pembayaran dilakukan melalui transfer rekening, Finance melakukan transfer sesuai nomor rekening di invoice. Lanjut ke 6.15.
Bila pembayaran dilakukan dengan giro, lanjut ke tahap 6.13.
6.13 Finance membuat giro untuk pembayaran tagihan vendor dan meminta tanda tangan pejabat perusahaan yang berwewenang untuk mengesahkan giro tersebut.
6.14 Finance menyerahkan giro tersebut kepada vendor sesuai dengan jadwal pembayaran vendor perusahaan dan vendor harus menyerahkan tanda terima invoice AP asli sebagai ganti (lihat 6.3).
6.15 Finance meng-complete AP Payment di sistem [AP Payment – complete]. Selesai
7.0 DOKUMEN TERKAIT
7.1 Dokumen penagihan dari vendor
7.2 Invoice AP
7.3 Tanda terima Invoice AP
7.4 Invoice AP Prepayment
7.5 Standard Invoice
7.6 Voucher payable
7.7 Aging AP Report
7.8 Voucher pengeluaran
7.9 Giro
8.0 DAFTAR LAMPIRAN
8.1 Diagram alir: Proses pembayaran tagihan
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Proses pembayaran tagihan
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Proses pembayaran tagihan (lanjutan)
Attachments: Penggunaan Account Piutang Affiliasi dan Hutang Affiliasi.pdf (303 kb)
Last updated Fri, Sep 11 2015 10:53am