Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENAGIHAN PEMBAYARAN

SOP-FAC-02      

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan proses penagihan ke customer dilakukan sesuai dengan tahapan yang jelas.

2.0            RUANG LINGKUP

Penagihan ke customer yang dilakukan oleh PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

4.2            AR (account receivables) adalah penagihan kepada customer.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            AR bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan invoice AR, melakukan penagihan kepada customer, melakukan konfirmasi atas pembayaran tagihan customer dan mencetak voucher penerimaan.

5.2            Finance bertanggung jawab untuk memeriksa dan meneruskan informasi uang masuk (bank statement) kepada AR.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            AR membuat Invoice AR [Invoice (customer) – complete], berdasarkan dokumen pengiriman (misalnya: shipment confirmation, Berita Acara Serah Terima, Berita Acara Siap Operasi, dsb) yang menunjukkan bahwa barang/ jasa telah diterima oleh customer

6.2            Jika customer telah membayar uang muka, AR menyandingkan (match) Invoice AR tersebut  ke Invoice AR Prepayment di sistem [Payment Allocation], agar nilai uang muka tersebut mengurangi nilai tagihan di Invoice AR. Lanjut ke 6.3.

Jika tidak ada, dilanjutkan ke tahap 6.3.

6.3            AR mencetak Invoice AR dan Faktur Pajak P (bila ada PPN keluaran) melalui e-faktur,  serta mengirimkannya kepada customer.

6.4            Setelah itu, Finance secara berkala setiap hari memeriksa  ada/tidaknya aliran uang masuk dari customer.

6.5            Jika ada uang masuk, Finance memberikan bank statement-nya kepada AR.

6.6            AR membuat konfirmasi atas penerimaan uang tersebut sekaligus mengalokasikan penerimaan tersebut ke invoice AR terkait [AR Receipt – complete].

6.7            AR mencetak Voucher Penerimaan berdasarkan penerimaan pembayaran atas invoice AR tersebut. Selesai

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Invoice AR

7.2            Invoice AR Prepayment

7.3            Dokumen pengiriman barang/jasa

7.4            Faktur pajak penjualan

7.5            Bank statement

7.6            Voucher penerimaan

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses penagihan dan penerimaan pembayaran tagihan

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penagihan dan penerimaan pembayaran tagihan