Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMBAYARAN DI MUKA DAN PERTANGGUNGJAWABANNYA

SOP-FAC-03

 

 

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan proses pembayaran di muka (advance payment) dan pertanggungjawaban/penyelesaiannya (settlement) dilakukan sesuai dengan pengeluaran.

 

2.0            RUANG LINGKUP

Proses pembayaran di muka yang dilakukan oleh pemohon di PT Probesco Disatama.

 

3.0            REFERENSI

-

 

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

 

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Pemohon bertanggung jawab untuk mengajukan permohonan pembayaran di muka sesuai prosedur dan menyediakan bukti realisasi pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan.

5.2            Kasir bertanggung jawab dalam pembayaran di muka dengan nilai < 2 juta rupiah.

5.3            Bagian Finance bertanggung dalam pembayaran di muka dengan nilai ≥ 2 juta rupiah.

5.4            AP bertanggung jawab dalam kesesuaian pemilhan biaya (charge) yang dipilih pemohon dalam proses pertanggungjawaban.

 

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Pemohon mengajukan pembayaran di muka [Prepayment Request – complete] dan meminta persetujuan atasan pemohon.

6.2            Atasan pemohon memeriksa dan menyetujui pengajuan di sistem [Prepayment Request – approve/not approve]

6.3            Pemohon mencetak Voucher Request.

6.4            Apabila nilai yang diminta lebih kecil dari 2 juta rupiah, dilanjutkan ke tahap 6.5.

Apabila nilai yang diminta lebih besar atau sama dengan 2 juta rupiah, dilanjutkan ke tahap 6.7.

 

6.5            Pemohon menyerahkan voucher request tersebut kepada Kasir untuk diproses pembayarannya.

6.6            Kasir menerima Voucher Request asli, kemudian melakukan pembayaran dan memberikan salinan Voucher Request kepada pemohon, serta melakukan complete AP prepayment di sistem [AP Prepayment – complete].

6.7            Pemohon menerima uang secara tunai dan salinan voucher request dari Kasir. Salinan voucher request ini nanti akan dikembalikan pada saat pertanggungjawaban realisasi (settlement) pembayaran di muka tersebut. Lanjut ke tahap 6.14.

6.8            Untuk nilai lebih atau sama dengan 2 juta, pemohon menyerahkan voucher request tersebut kepada Finance untuk diproses pembayarannya [AP Prepayment – prepare].

6.9            Finance mencetak Voucher Prepayment dan meminta persetujuan/tandatangan pejabat perusahaan yang berwenang.

6.10         Finance merencanakan penjadwalan untuk melakukan transfer ke rekening pemohon via internet banking.

6.11         Pejabat perusahaan berwenang melakukan approval internet banking sekaligus menandatangani Voucher Prepayment.

6.12         Finance mengcomplete AP Prepayment [AP Prepayment – complete] setelah memastikan melalui rekening koran bahwa transfer telah berhasil dilakukan.

6.13         Pemohon menerima uang secara transfer dan salinan voucher request dari Finance. Salinan voucher request ini nanti akan dikembalikan pada saat pertanggungjawaban realisasi (settlement) pembayaran di muka tersebut. Lanjut ke tahap 6.14.

6.14         Setelah memakai uang muka untuk kepentingan yang dimaksud, pemohon menyiapkan dokumen pendukung pertanggungjawaban realisasi pembayaran seperti misalnya kwitansi pembayaran atau pun dokumen terkait lainnya.

6.15         Berdasarkan dokumen tersebut, pemohon mengajukan penyelesaian pembayaran di muka tadi melalui sistem [Invoice Request – prepare] dengan memilih biaya (charge) yang sesuai dan meminta persetujuan atasan.

6.16         Atasan  pemohon memeriksa dan menyetujui penyelesaian pembayaran tersebut  dengan meng-complete invoice request di sistem [Invoice Request – complete].

6.17         Pemohon mencetak Voucher Settlement yang telah disetujui di sistem.

6.18         Apabila nilai uang muka lebih kecil dari 2 juta, pemohon menyerahkan voucher settlement, salinan voucher request (untuk pembayaran di muka) dan dokumen pendukung pertanggungjawaban realisasi pembayaran ke Kasir.

6.19         Apabila nilai uang muka lebih atau sama dengan 2 juta, pemohon menyerahkan voucher settlement, salinan voucher request (untuk pembayaran di muka) dan dokumen pendukung pertanggungjawaban realisasi pembayaran ke Finance

6.20         Kasir/Finance memeriksa kesesuaian biaya (charge) yang dipilih pemohon, jika telah sesuai, membuatkan Invoice untuk pengajuan penyelesaian pembayaran di muka tersebut [Invoice {Vendor} – complete].

6.21         Finance/Kasir memeriksa kesesuaian nilai dan kebenaran dokumen tersebut:

6.21.1     Jika nilai penyelesaian (settlement) adalah sama dengan nilai pembayaran di muka (advance payment) maka dapat dilanjutkan ke tahap 6.20.

6.21.2     Jika nilai penyelesaian (settlement) adalah lebih besar dari nilai pembayaran di muka (advance payment) maka Finance/Kasir membayarkan sejumlah nilai kekurangan bayar tersebut kepada pemohon dan memasukkan data pembayaran tersebut ke dalam sistem [AP Payment – complete]. Lanjutkan ke 6.20.

6.21.3     Jika nilai penyelesaian (settlement) adalah lebih kecil dari nilai pembayaran di muka (advance payment) maka Finance/Kasir menerima sejumlah nilai kelebihan bayar tersebut dari pemohon dan memasukkan data pengembalian tersebut (dianggap sebagai pembayaran dengan nilai negatif) ke dalam sistem [AP Prepayment – complete]. Lanjutkan ke 6.20.

6.22         Finance/Kasir melakukan alokasi pembayaran atau refund dalam sistem [Payment Allocation – complete]. Selesai.

 

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Voucher request

7.2            Dokumen pendukung realisasi pembayaran

7.3            Voucher prepayment

7.4            Voucher settlement

 

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses Advance Payment & Settlement

 

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses Advance Payment & Settlement

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses Advance Payment & Settlement (lanjutan)