Frequently Asked Questions

TANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGGANTIAN UANG (REIMBURSEMENT)

SOP-FAC-04

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan penggantian uang (reimbursement) berdasarkan dokumen yang jelas dan dilaksanakan dengan sesuai dengan pengeluaran aktual.

2.0            RUANG LINGKUP

Penggantian uang yang dikeluarkan sebelumnya untuk pembayaran PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

4.2            Reimbursement adalah penggantian uang yang sudah dikeluarkan untuk suatu pembayaran.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Pemohon bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen pendukung untuk penggantian uang (reimbursement) dan membuat pengajuan reimbursement di sistem serta mencetak voucher request untuk selanjutnya minta persetujuan atasan.

5.2            Finance bertanggung jawab untuk memeriksa reimbursement dan menyerahkan reimbursement kepada pemohon.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Pemohon menyiapkan dokumen bukti pembayaran / dokumen pendukung untuk penggantian uang (reimbursement) seperti kwitansi pembayaran atau bukti pembayaran yang lainnya.

6.2            Pemohon membuat pengajuan reimbursement di sistem [Payment Request – complete] dan meminta persetujuan atasan.

6.3            Atasan memeriksa dan menyetujui pengajuan reimbursement tersebut di sistem [Payment Request – approve/not approve].

6.4            Pemohon mencetak payment request sebagai Voucher Request dan menyerahkan Voucher Request beserta dengan dokumen pendukung ke kasir/finance.

6.5            Setelah disetujui oleh atasan, apabila nilai reimbursement kurang dari 2 juta pemohon menyerahkan Voucher Request beserta dokumen pendukungnya ke Kasir. Lanjut ke 6.6

Apabila nilai reimbursement lebih dari 2 juta, maka pemohon menyerahkan Voucher Request beserta dokumen pendukungnya ke Finance. Lanjut ke 6.9.

6.6            Kasir memeriksa apakah nilai pada voucher request tersebut telah sesuai dengan dokumen pendukungnya, dan juga memeriksa validitasdari dokumen pendukung tersebut.

6.7            Setelah dikonfirmasi sesuai dan valid, Kasir melanjutkan proses reimbursement dengan memilih item expense (charge) yang sesuai dengan biaya yang akan di-reimburse [AP Payment – complete].

6.8            Pemohon menerima uang dari Kasir secara tunai. Selesai

6.9            Apabila nilai reimbursement lebih dari 2 juta, Finance memeriksa apakah nilai pada voucher request tersebut telah sesuai dengan dokumen pendukungnya, dan juga memeriksa validitasdari dokumen pendukung tersebut.

6.10         Finance melanjutkan proses reimbursement dengan memilih item expense (charge) yang sesuai dengan biaya yang akan di-reimburse [AP Payment – prepare]. Finance mencetak Voucher Payment dan meminta approval/tandatangan pejabat perusahaan yang berwenang.

6.11         Finance merencanakan penjadwalan tanggal untuk melakukan transfer ke rekening pemohon via internet banking.

6.12         Pejabat perusahaan berwenang melakukan approval internet banking sekaligus menandatangani Voucher Payment.

6.13         Finance melakukan konfirmasi telah dilakukannya pembayaran penggantian uang di sistem [AP Payment – complete].

6.14         Pemohon menerima uang dari Finance secara transfer. Selesai.

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Dokumen bukti pembayaran/pendukung

7.2            Voucher request

7.3            Voucher Payment

7.4            Giro

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses penggantian uang (reimbursement)

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penggantian uang (reimbursement)