Frequently Asked Questions
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PEMBAYARAN JASA
SOP-FAC-08
| DAFTAR ISI | HALAMAN | |
| 1.0 | TUJUAN | 2 |
| 2.0 | RUANG LINGKUP | 2 |
| 3.0 | REFERENSI | 2 |
| 4.0 | ISTILAH DAN DEFINISI | 2 |
| 5.0 | TANGGUNG JAWAB | 2 |
| 6.0 | URAIAN PROSES | 2 |
| 7.0 | REKAMAN TERKAIT | 3 |
| 8.0 | DAFTAR LAMPIRAN | 3 |
|
|
|
|
Memastikan proses pembayaran jasa dilakukan melalui tahapan-tahapan pemeriksaan dokumen penagihan sampai dilakukannya pembayaran.
Pembelian dan pembayaran jasa yang tidak mempunyai bentuk fisik, contoh seperti jasa konsultasi, jasa pengiriman barang, PIB, tax, tunjangan, dll.
-
4.1 ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.
5.0 TANGGUNG JAWAB
5.1 Pemohon bertanggung jawab untuk menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung penagihan pembayaran dan melengkapi voucher Service Invoice Request, dan meneruskannyakepada AP.
5.2 AP bertanggung jawab untuk meneruskan permohonan pembayaran, mencetak voucher payable untuk pembayaran jasa tersebut, meminta persetujuan atasan dan meneruskannya permohonan pembayaran kepada Kasir atau Finance.
5.3 Kasir bertanggung jawab untuk memastikan validitas dari dokumen penagihan pembayaran lalu melakukan pembayaran sesuai dengan dokumen tersebut.
5.4 Finance bertanggung jawab untuk memastikan validitas dari dokumen penagihan pembayaran, menyiapkan payment voucher dan giro, meminta persetujuan kepada pejabat-pejabat yang berwenang, dan memastikan pembayaran dengan giro kepada pemohon telah dilakukan sesuai dengan dokumennya.
6.0 URAIAN PROSES
6.1 Pemohon (dari suatu departemen tertentu) menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung penagihan pembayaran seperti invoice, kwitansi, tanda terima, dsb.
6.2 Berdasarkan dokumen tersebut, pemohon membuat permohonan pembayaran melalui sistem [Service Invoice Request - complete] dan meminta persetujuan atasan.
6.3 Atasan pemohon memeriksa dan memberikan persetujuan permohonan pembayaran di sistem [Service Invoice Request – approve/not approve]
6.4 Setelah mendapat persetujuan atasan, pemohon mencetaknya sebagai voucher Service Invoice Request dan meneruskan ke bagian AP beserta dokumen pendukung.
6.5 Berdasarkan voucher Service Invoice Request dan dokumen pendukungnya, AP membuatkan invoice AP di sistem [Invoice {Vendor} - prepare].
6.6 AP mencetaknya sebagai voucher payable, lalu mengajukan persetujuan pimpinan AP dengan menyertakan juga voucher Service Invoice Request dan dokumen pendukungnya.
6.7 Pimpinan AP menyetujui voucher payable dengan melakukan persetujuan invoice tersebut di sistem [Invoice {Vendor} - complete] dan menandatangani voucher payable tersebut.
6.8 Jika nilai pembayaran yang diajukan kurang dari 2 juta rupiah maka lanjutkan ke tahap 6.9.
Jika nilai pembayaran yang diajukan lebih atau sama dengan 2 juta rupiah maka lanjutkan ke tahap 6.12.
6.9 AP menyerahkan voucher payable, voucher Service Invoice Request dan dokumen pendukungnya ke Kasir untuk ditindaklanjuti.
6.10 Kasir memastikan voucher dan dokumen pendukungnya sesuai, dan dokumen pendukung dapat dipercaya (valid).
6.11 Setelah itu, Kasir melakukan pembayaran (tunai) kepada pemohon dan melakukan konfirmasi proses pembayaran tersebut di sistem [AP Payment -complete] - berdasarkan invoice yang telah dibuat oleh AP. Selesai.
6.12 AP menyerahkan voucher payable, voucher Service Invoice Request dan dokumen pendukungnya ke Finance untuk ditindaklanjuti.
6.13 Finance memastikan voucher dan dokumen pendukungnya sesuai, dan dokumen pendukung dapat dipercaya (valid).
6.14 Setelah itu, Finance mempersiapkan pembayaran kepada pemohon di sistem [AP Payment - prepare] - berdasarkan invoice yang telah dibuat oleh AP, lalu mencetaknya sebagai Voucher Payment.
6.15 Finance mempersiapkan giro untuk pembayaran invoice tersebut.
6.16 Finance mengajukan payment voucher dan giro untuk ditandatangani para pejabat yang berwenang dengan melampirkan dokumen lain pendukungnya.
6.17 Setelah lengkap ditandatangani, Finance memberikan giro tersebut ke vendor.
6.18 Finance melakukan konfirmasi proses pembayaran di sistem [AP Payment - complete].
6.19 Selesai.
7.1 Dokumen pendukung penagihan pembayaran.
7.3 Voucher payable
7.4 AP payment
7.5 Giro
8.1 Diagram alir: Proses Pembayaran Jasa
LAMPIRAN
Lampiran 1 - Diagram alir: Proses Pembayaran Jasa
Lampiran 1 - Diagram alir: Proses Pembayaran Jasa (lanjutan)