Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMBELIAN BARANG STOCKABLE

SOP-PUR-02

1.0            TUJUAN

Memastikan proses pembelian barang stockable dilakukan tercatat dengan baik.

2.0            RUANG LINGKUP

Setiap pembelian barang stockable.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

4.2            Barang stockable adalah unit dan spare part yang akan dijual ke customer.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            User bertanggung jawab untuk mengisi lengkap setiap permintaan barang

5.2            Logistic bertanggung jawab untuk meneruskan permintaan pembelian, memberikan kandidat-kandidat vendor kepada Purchasing.

5.3            Product Manager bertanggung jawab untuk mengevaluasi setiap perintah pembelian untuk vendor.

5.4            CFObertanggung jawab untuk  mengevaluasi setiap rencana pembelian senilai atau di atas nilai X.

5.5            Purchasing bertanggung jawab untuk menentukan vendor yang sesuai, meneruskan perintah pembelian kepada vendor.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Kecuali untuk barang Principal, Logistic Staff menyiapkan minimal 3 kandidat vendor beserta dokumen-dokumen pendukungnya (misalnya: quotation, company profile, dsb).

6.2            Logistic membuat Purchase Requisition (PR) dengan memilih 1 vendor dari 3 kandidat tadi dan menetapkannya di sistem ERP [Requisition – complete] serta mencetak Purchase Requisition.

6.3            Logistic meminta persetujuan Product Manager serta Logistic Manager yang akan memeriksa dan menyetujui Purchase Requsition di sistem. [Requisition – approve/not approve]

6.4            Jika nilai pembelian melebihi atau sama dengan X, CFO memeriksa dan menyetujui PR [Requisition – approve/not approve]. Lanjut ke tahap 6.5.

Jika nilai pembelian kurang dari X, lanjut ke tahap 6.5.

6.5            Logistic menginformasikan terbitnya Purchase Requisition kepada Purchasing Staff dan menyerahkan dokumen pendukung untuk ketiga kandidat vendor tadi.

6.6            Purchasing Staff menentukan vendor dari ketiga kandidat tadi dan membuat Purchase Order (PO) [Purchase Order – complete]. Termasuk memasukkan tanggal perkiraan barang datang (date promised), serta mencetak PO tersebut untuk mendapat persetujuan Purchasing Manager.

6.7            Purchasing Manager memeriksa dan menyetujui PO dengan meng-complete di sistem [Purchase Order – approve/not approve] dan menandatangani PO tersebut.

6.8            Staff Purchasing mencetak lalu mengirimkan PO yang sudah disetujui ke vendor.

6.9            Barang diterima sesuai Prosedur Penerimaan Barang dari Vendor di Warehouse (SOP-WRH-01).

6.10         Dilanjutkan ke Prosedur Pembayaran Tagihan (SOP-FAC-01).

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Purchase Requisition

7.2            Dokumen pendukung kandidat vendor

7.3            Purchase Order

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Pembelian barang stockable

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Pembelian barang stockable

(Lanjutan)