Frequently Asked Questions
ANDARD OPERATING PROCEDURE
PEMBELIAN BARANG NON-STOCKABLE
SOP-PUR-03
| DAFTAR ISI | HALAMAN | |
| 1.0 | TUJUAN | 2 |
| 2.0 | RUANG LINGKUP | 2 |
| 3.0 | REFERENSI | 2 |
| 4.0 | ISTILAH DAN DEFINISI | 2 |
| 5.0 | TANGGUNG JAWAB | 2 |
| 6.0 | URAIAN PROSES | 2 |
| 7.0 | DOKUMEN TERKAIT | 3 |
| 8.0 | DAFTAR LAMPIRAN | 3 |
1.1 Memastikan proses pembelian barang non-stockable tercatat dengan baik.
Setiap pembelian barang non-stockable oleh PT Probesco Disatama.
-
4.1 ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.
4.2 Barang non-stockable adalah barang selain unit dan spare part yang akan dijual ke customer.
5.0 TANGGUNG JAWAB
5.1 Pemohon bertanggung jawab mengisi lengkap setiap permintaan barang.
5.2 Departemen terkait bertanggung jawab untuk meneruskan permintaan pembelian, memberikan kandidat-kandidat vendor kepada Purchasing.
5.3 CFObertanggung jawab untuk mengevaluasi setiap rencana pembelian senilai atau di atas nilai X.
5.4 Purchasing bertanggung jawab untuk menentukan vendor yang sesuai, meneruskan perintah pembelian kepada vendor.
6.0 URAIAN PROSES
6.1 Pemohon mengajukan permintaan barang non-stockable kepada departemen terkait dengan melengkapi formulir permintaan barang/jasa dan memberikannya kepada departmen terkait barang non-stockable tersebut.
6.2 Departemen terkait menyiapkan minimal 3 kandidat vendor beserta dokumen-dokumen pendukungnya (misalnya: quotation, company profile, dsb).
6.3 Departemen terkait membuat Purchase Requisition dengan memilih 1 vendor dari 3 kandidat tadi dan menetapkannya di sistem ERP [Requisition – complete] serta mencetak Purchase Requisition.
6.4 Departemen terkait meminta persetujuan Pimpinan Departemen yang akan memeriksa dan menyetujui Purchase Requisition di sistem [Requisition – approve/not approve].
6.5 Jika nilai pembelian melebihi atau sama dengan X, CFO memeriksa dan menyetujui PR di sistem [Requisition – approve/not approve]. Lanjut ke tahap 6.6.
Jika nilai pembelian kurang dari X, lanjut ke tahap 6.6.
6.6 Departemen terkait mencetak dan memberikan Purchase Requisition kepada Purchasing Staff sekaligus menyerahkan dokumen pendukung untuk ketiga kandidat vendor tadi.
6.7 Purchasing Staff menentukan vendor dari ketiga kandidat tadi dan membuat Purchase Order (PO) [Purchase Order – complete]. Termasuk memasukkan tanggal perkiraan barang datang (date promised) serta mencetak PO tersebut untuk mendapatkan persetujuan Purchasing Manager.
6.8 Purchasing Manager memeriksa dan menyetujui PO di sistem [Purchase Order – approve/not approve] dan menandatangani PO tersebut.
6.9 Staff Purchasing mengirimkan PO yang sudah disetujui ke vendor dan memantau pengiriman barangnya.
6.10 Barang diterima oleh Logistic, lalu diperiksa kesesuaiannya (berkoordinasi dengan pemohon barang).
6.11 Jika sesuai maka Logistic melakukan serah terima kepada pemohon barang, lalu melakukan konfirmasi penerimaan barang di sistem ERP [Material Receipt – complete]. Lanjut ke 6.12.
Jika tidak sesuai, Logistic menolak barang tersebut dan menghubungi Purchasing untuk diselesaikan. Selesai.
6.12 Logistic menerima dokumen pengiriman (surat jalan/delivery order, invoice, faktur pajak bila ada, dsb) dan meneruskannya ke bagian AP.
6.13 Dilanjutkan ke Prosedur Pembayaran Tagihan (SOP-FAC-01)
6.14 Bila merupakan asset, lanjut ke Prosedur Pengaturan Aset (SOP-FAC-05).
7.1 Formulir permintaan barang/jasa
7.2 Purchase requisition
7.3 Dokumen pendukung pembelian
7.4 Data persediaan
7.5 Purchase order
7.6 Dokumen pengiriman barang dari vendor
8.0 DAFTAR LAMPIRAN
8.1 Diagram alir: Pembelian barang non-stockable
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Pembelian barang non-stockable
LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram alir: Pembelian barang non-stockable (lanjutan)