Frequently Asked Questions

TANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMBELIAN JASA

SOP-PUR-04

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan proses pembelian jasa tercatat dengan baik.

2.0            RUANG LINGKUP

Setiap pembelian jasa oleh PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Pemohon bertanggung jawab mengisi lengkap setiap permintaan jasa.

5.2            Departemen terkait bertanggung jawab untuk meneruskan permintaan pembelian, memberikan kandidat-kandidat vendor kepada Purchasing.

5.3            CFObertanggung jawab untuk  mengevaluasi setiap rencana pembelian senilai atau di atas nilai X.

5.4            Purchasing bertanggung jawab untuk menentukan vendor yang sesuai, meneruskan perintah pembelian kepada vendor.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Pemohon mengajukan permintaan jasa kepada departemen terkait dengan melengkapi formulir permintaan barang/jasa dan memberikannya kepada departmen terkait jasatersebut.

6.2            Departemen terkait menyiapkan minimal 3 kandidat vendor beserta dokumen-dokumen pendukungnya (misalnya: quotation, company profile, dsb).

6.3            Departemen terkait membuat Purchase Requisition dengan memilih 1 vendor dari 3 kandidat tadi dan menetapkannya di sistem ERP [Requisition – complete], serta mencetak Purchase Requisition.

6.4            Departemen terkait meminta persetujuan Pimpinan Departemen yang akan memeriksa dan menyetujui Purchase Requisition di sistem [Requisition – approve/not approve].

6.5            Jika nilai pembelian melebihi atau sama dengan X, CFO memeriksa dan menyetujui PR [Requisition – approve/not approve]. Lanjut ke tahap 6.6.

Jika nilai pembelian kurang dari X, lanjut ke tahap 6.6.

6.6            Departemen terkait menginformasikan Purchase Requisition kepada Purchasing Staff dan menyerahkan dokumen pendukung untuk ketiga kandidat vendor tadi.

6.7            Purchasing Staff menentukan vendor dari ketiga kandidat tadi dan membuat Purchase Order (PO) [Purchase Order – prepare]. Termasuk memasukkan tanggal perkiraan barang datang (date promised).

6.8            Purchasing Staff mencetak PO dan meminta persetujuan Purchasing Manager

6.9            Purchasing Manager menyetujui PO di sistem [Purchase Order – complete] dengan terlebih dahulu memastikan kesesuaiannya dengan PO yang dicetak dan menandatangani PO tersebut.

6.10         Staff Purchasing mengirimkan PO yang sudah disetujui/ditandatangani ke vendor dan memantau mulainya pelaksanaan pekerjaan..

6.11         Setelah jasa selesai dilaksanakan, departemen terkait menerima dokumen serah terima pekerjaan (misalnya, namun tidak terbatas pada: Berita Acara Siap Operasi (BASO)), invoice berikut faktur pajak (bila ada).

6.12         Dokumen serah terima pekerjaan tersebut bersama dengan invoice, faktur pajak (bila ada) dan dokumen pendukung lainnya (bila ada) diteruskan kepada AP.

6.13         Dilanjutkan ke Prosedur Pembayaran Jasa (SOP-FAC-08).

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Formulir permintaan barang/jasa

7.2            Purchase requisition

7.3            Dokumen pendukung pembelian

7.4            Data persediaan

7.5            Purchase order

7.6            Dokumen serah terima pekerjaan dari vendor

7.7            Invoice

7.8            Faktur pajak (bila ada)

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Pembelian jasa

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Pembelian jasa

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Pembelian jasa (lanjutan)