Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENJUALAN UNIT

SOP-SLS-01

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan setiap penjualan unit dilakukan dengan tahapan-tahapan yang jelas dan memiliki alur berkas yang dapat ditelusuri.

2.0            RUANG LINGKUP

Setiap penjualan unit (yaitu: alat berat, tractor, crane, kompresor dan eskavator) oleh PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

4.2            AR (account receivables) adalah piutang customer kepada PBC.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Sales bertanggung jawab untuk mengadakan kesepakatan kepada customer.

5.2            Sales Counter bertanggung jawab untuk menyimpan kesepakatan, mencatat pesanan, membuat surat perjanjian jual beli, membuat berita acara serah terima dan meneruskan pesanan kepada Logistic.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Sales mendapatkan informasi inquiry mengenai kebutuhan unit.

6.2            Bila inquiry adalah produk modifikasi maka Sales menghubungi Product Manager untuk menanyakan penggantian harga. Lanjutkan ke tahap 6.3.

Bila inquiry adalah produk tanpa modifikasi, sesuai spesifikasi awal, lanjutkan ke tahap 6.3.

6.3            Sales membuat quotation [Quotation – prepare], lalu mencetak dan meminta persetujuan dari SBU Co.

6.4            Sales mengirimkan quotation tersebut kepada customer melalui fax atau email lalu melakukan negosiasi harga dengan customer, menentukan tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran (terms of payment).

6.5            Setelah mencapai kesepakatan, Sales mengirimkan kembali quotation final yang sudah dilengkapi dengan harga yang disepakati, tanggap pengiriman, dan jangka waktu pembayaran.

6.6            Quotation yang sudah ditandatangani oleh customer disimpan oleh Sales Counter.

6.7            Setelah itu, Sales Counter akan menerima Purchase Order (PO) dari customer, lalu membuat Sales Order berdasarkan PO customer (asli) tersebut [Sales Order – complete].

6.8            Sales Counter menyiapkan Surat Perjanjian Jual Beli (SPJB) dan  mengirimkannya ke customer.

6.9            Bila memakai uang muka (down payment), Sales Counter mencetak dan memberikan Sales Order kepada AR untuk kemudian dilakukan penagihan sesuai Prosedur Penagihan Uang Muka (SOP-FAC-07).

Bila tidak ada uang muka, dapat langsung dilanjutkan ke 6.10.

6.10         Bila unit tersedia, langsung lanjutkan ke 6.11.

Bila unit tidak tersedia, maka Sales Counter harus membuat Material Request sesuai dengan Prosedur Permintaan Barang Stockable (SOP-PUR-01).

6.11         Sales Counter menyiapkan Berita Acara Serah Terima (BAST), lalu menyerahkan BAST tersebut bersamaan dengan SO kepada Logistic sebagai dasar pengiriman barang.

6.12         Logistic melanjutkan ke Prosedur Pengiriman Barang ke Customer (SOP-WRH-03).

6.13         Penagihan dan pemantauan pembayaran customer dilakukan sesuai Prosedur Penagihan Pembayaran (SOP-FAC-02). Selesai

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Quotation

7.2            PO dari customer

7.3            Sales order

7.4            SPJB

7.5            BAST

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses penjualan unit

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penjualan unit

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penjualan unit (lanjutan)