Frequently Asked Questions

TANDARD OPERATING PROCEDURE

PENJUALAN SPARE PART

SOP-SLS-02

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan setiap penjualan spare part dilakukan dengan tahapan-tahapan yang jelas dan memiliki alur berkas yang dapat ditelusuri.

2.0            RUANG LINGKUP

Setiap penjualan spare part oleh PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Sales bertanggung jawab untuk mengadakan kesepakatan kepada customer.

5.2            Sales Counter bertanggung jawab untuk menyimpan kesepakatan, mencatat pesanan, membuat surat perjanjian jual beli, membuat berita acara serah terima dan meneruskan pesanan kepada Logistic.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Sales mendapatkan informasi inquiry mengenai kebutuhan spare part.

6.2            Sales membuat quotation [Quotation – prepare] lalu mencetak dan meminta persetujuan dari SBU Co..

6.3            Sales mengirimkan quotation tersebut kepada customer melalui fax atau email lalu melakukan negosiasi harga dengan customer, menentukan tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran (terms of payment).

6.4            Setelah mencapai kesepakatan, Sales mengirimkan kembali quotation final yang sudah dilengkapi dengan harga yang disepakati, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran.

6.5            Quotation yang sudah ditandatangani oleh customer disimpan oleh Sales Counter.

6.6            Setelah itu, Sales Counter akan menerima Purchase Order (PO) dari customer, lalu membuat Sales Order berdasarkan PO customer (asli) tersebut [Sales Order – complete].

6.7            Bila unit tersedia, langsung lanjutkan ke 6.8.

Bila unit tidak tersedia, maka Sales Counter harus membuat Material Request sesuai dengan Prosedur Permintaan Barang Stockable (SOP-PUR-01).

6.8            Sales Counter menyerahkan SO kepada Logistic sebagai dasar pengiriman barang.

6.9            Logistic melanjutkan ke Prosedur Pengiriman Barang ke Customer (SOP-WRH-03).

6.10         Penagihan dan pemantauan pembayaran customer dilakukan sesuai Prosedur Penagihan Pembayaran (SOP-FAC-02). Selesai.

7.0            DOKUMEN TERKAIT

7.1            Quotation

7.2            PO dari customer

7.3            Sales order

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses penjualan spare part

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penjualan spare part