Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG DI WAREHOUSE

SOP-WRH-01

1.0            TUJUAN

1.1            Memastikan proses penerimaan barang berdasarkan tahapan-tahapan yang jelas dan dapat ditelusuri berkas-berkasnya.

1.2            Memastikan kedatangan barang tercatat dengan baik.

2.0            RUANG LINGKUP

Setiap penerimaan barang stockable oleh PT Probesco Disatama.

3.0            REFERENSI

-

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Logistic bertanggung jawab untuk menyiapkan penerimaan barang di gudang (warehouse) dan membantu penyelesaian ketidaksesuaian penerimaan barang di gudang (warehouse).

5.2            Warehouse bertanggung jawab untuk melakukan penerimaan barang dari vendor, memeriksa barang datang, menahan barang yang tidak sesuai secara jumlah, spesifikasi atau pun kualitas, melakukan konfirmasi terhadap barang yang diterima.

5.3            Purchasing bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap ketidaksesuaian pengiriman dengan vendor.

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Logistic akan menerima dokumen pengiriman barang (packing list untuk pembelian impor, atau delivery order untuk pembelian lokal) dari vendor.

6.2            Untuk pembelian impor, Logistic mengajukan pembayaran jasa untuk pengurusan dokumen PIB (Pengeluaran Impor Barang) sesuai Prosedur Pembelian Jasa (SOP-PUR-04).

6.3            Logistic menyiapkan penerimaan barang [Material Receipt – create] sesuai dokumen pengiriman barang tersebut dan menentukan lokasi gudang untuk menerima barang (receiveing warehouse/locator).

6.4            Setelah mendapatkan kepastian pengiriman barang ke lokasi (notice of arrival untuk pembelian impor), Logistic memastikan pengiriman barang [Material Receipt – approve] untuk lokasi gudang (receiving warehouse) yang akan menerima barang (spare part/unit).

6.5            Pada saat menerima barang, gudang (warehouse) yang ditunjuk untuk menerima, memeriksa kondisi dan jumlah fisik barang berdasarkan dokumen pengiriman (surat jalan/delivery order/packing list).

6.6            Jika barang yang dikirimkan sesuai dengan dokumen pengiriman dan dalam kondisi yang dapat diterima, maka Warehouse membuat konfimasi penerimaan barang [Material Receipt – complete].

Jika tidak sesuai:

a)     Jika barang dan kondisi barang tidak sesuai, hubungi Logistic yang akan menghubungi Purchasing untuk menginformasikan ketidaksesuaian tersebut. Purchasing akan menghubungi vendor untuk menentukan status PO tersebut (outstanding/closed).

b)     Jika jumlah barang yang diterima kurang dari jumlah yang telah dicatat dalam Material Receipt (dalam sistem), maka Warehouse mencatat dalam sistem [Material Receipt – complete] sesuai dengan jumlah yang diterima, dan menghubungi Logistic. Lanjut ke 6.7.

c)     Jika jumlah barang yang diterima lebih dari jumlah yang telah dicatat dalam Material Receipt (dalam sistem), maka Warehouse mencatat dalam sistem [Material Receipt – complete]  sesuai dengan jumlah yang tertera pada Material Receipt, dan menghubungi Logistic. Lanjut ke 6.8.

6.7            Logistic akan menghubungi Purchasing untuk menginformasikan kekurangan tersebut. Purchasing akan menghubungi vendor untuk menentukan status PO tersebut (outstanding/closed). Lanjut ke 6.9.

6.8            Jika free of charge (FOC) (jumlah barang yang tertera pada dokumen pengiriman lebih kecil dari jumlah barang yang secara aktual diterima), Logistic menghubungi Purchasing untuk membuka PO baru dengan jumlah (quantity) sesuai jumlah barang yang masing-masing berharga 0 (nol), sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang Stockable (SOP-PUR-02).

Jika bukan FOC, Logistik menghubungi Purchasing untuk membuka PO baru sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang Stockable (SOP-PUR-02).

6.9            Khusus untuk penerimaan unit baru, Logistic memperbarui (update) nomor seri (serial number).

6.10         Warehouse menentukan lokasi penyimpanan (storage locator) di sistem ERP, sesuai dengan jenis barang yang diterima.

6.11         Warehouse memindahkan barang ke lokasi tersebut. Selesai.

7.0            REKAMAN TERKAIT

7.1            Dokumen pengiriman barang

7.2            Material Receipt

7.3            Inventory Move Locator

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Penerimaan Barang Vendor di Warehouse

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penerimaan barang di warehouse

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram alir: Proses penerimaan barang di warehouse (lanjutan)