Frequently Asked Questions

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KLAIM BARANG KE VENDOR

SOP-WRH-04

 

DAFTAR ISI		HALAMAN
1.0	TUJUAN	2
2.0	RUANG LINGKUP	2
3.0	REFERENSI	2
4.0	ISTILAH DAN DEFINISI	2
5.0	TANGGUNG JAWAB	2
6.0	URAIAN PROSES	2
7.0	REKAMAN TERKAIT	3
8.0	DAFTAR LAMPIRAN	4

1.0            TUJUAN

Memastikan proses klaim dan penggantian barang dalam masa garansi dari vendor berdasarkan tahapan yang jelas dan dapat ditelusuri berkas-berkasnya.

 

2.0            RUANG LINGKUP

Klaim barang stockable ke vendor, dan proses pembayaran ke vendor (SOP-FAC-01 Prosedur Account Payables) sudah dilakukan.

 

3.0            REFERENSI

-

 

4.0            ISTILAH DAN DEFINISI

4.1            ERP (enterprise resource planning) adalah sebuah program terpadu (integrated) yang menggabungkan setiap data dari beberapa fungsi dalam kesatuan proses bisnis organisasi.

4.2            AP (account payables) adalah hutang perusahaan yang harus dibayarkan.

 

5.0            TANGGUNG JAWAB

5.1            Warehouse bertanggung jawab untuk memisahkan dan melaporkan barang yang akan diklaim kepada Logistic,  mengirimkan kembali barang yang diklaim ke vendor, menyerahkan Vendor Return Note kepada Logistic.

5.2            Logistic bertanggung jawab untuk meneruskan informasi barang yang akan diklaim ke Purchasing, membuatkan laporan Vendor Return, meneruskan Vendor Return Note kepada AP.

5.3            Purchasing bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan dan memastikan klaim kepada vendor.

5.4            Finance&Accounting (AP) bertanggung jawab untuk mencatat dan menindaklanjuti klaim yang disetujui vendor ke sistem keuangan.

 

6.0            URAIAN PROSES

6.1            Logistic mendapatkan informasi dari Warehouse bahwa ada barang yang tidak sesuai spesifikasi di Purchase Order (PO) atau rusak.

6.2            Logistic memastikan informasi tersebut lalu membuat laporan Vendor Return Material Authorization (RMA) [Vendor RMA – prepare], mencetak dan menyerahkannya kepada Purchasing.

6.3            Purchasing menerima laporan Vendor RMA dari Logistic dan menghubungi vendor untuk menginformasikan hal tersebut.

6.4            Bila klaim diterima oleh vendor, Purchasing membuat konfirmasi terhadap laporan vendor RMA di sistem [Vendor RMA – complete]. Lanjut ke 6.5.

Bila klaim tidak diterima oleh vendor, maka Purchasing menutup laporan Vendor RMA tersebut [Vendor RMA – closed] dan memberitahu Logistic. Selesai.

6.5            Purchasing menghubungi Logistic untuk memulai tahapan pengiriman kembali barang ke vendor.

6.6            Logistic membuat laporan Vendor Return di sistem [Vendor Return – prepare], mencetak sebagai Vendor Return Note dan menyerahkannya kepada Warehouse untuk diberlakukan sebagai delivery order (surat jalan) dalam melakukan persiapan pengiriman barang yang tersebut

6.7            Warehouse menerima Vendor Return Note, menyiapkan lalu memindahkan barang tersebut [Inventory Move Locator - complete].

6.8            Setelah siap kirim, Warehouse menyetujui Vendor Return Note di sistem [Vendor Return – approve] lalu melakukan pengiriman barang retur ke vendor.

6.9            Logistic menerima Vendor Return Note yang sudah ditandatangani vendor dan melakukan konfirmasi Vendor Return di sistem [Vendor Return – complete].

6.10         Logistic menyerahkan Vendor Return Note yang sudah ditandatangani vendor ke AP.

6.11         AP membuatkan Invoice Debit Memo di sistem [Invoice (Vendor) – complete) yang akan memotong hutang vendor yang telah diinput.

6.12         Bila tidak ada penggantian barang, maka proses selesai.

Bila akan ada penggantian barang, maka Logistic menginformasikan Purchasing untuk membuat PO baru (pengganti) dengan menyerahkan salinan Vendor Return Note.

6.13         Pihak Purchasing membuat PO baru/pengganti untuk sejumlah barang sesuai Vendor Return Note sesuai Prosedur Pembelian Barang Stockable (SOP-PUR-02)

6.14         Barang diterima sesuai Prosedur Penerimaan Barang dari Vendor di Warehouse (SOP-WRH-01).

6.15         Pihak AP menerima informasi (notifikasi) dari pihak Logistic bahwa barang pengganti yang dikirim vendor telah diterima di warehouse dan membuat AP Invoice atas PO baru di sistem [Invoice (Vendor) – complete].

6.16         Pihak AP melakukan match AP Invoice PO baru tersebut dengan AP Debit Memo di [Payment Allocation]. Ini dilakukan agar piutang terhadap barang yang dikirim ke vendor dikurangi dengan hutang terhadap barang pengganti yang diterima di warehouse.

6.17         Selesai.

 

7.0            REKAMAN TERKAIT

7.1            Vendor RMA

7.2            Vendor Return Note

7.3            AP Debit Memo

 

8.0            DAFTAR LAMPIRAN

8.1            Diagram alir: Proses klaim barang ke vendor

 

LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram alir: Proses klaim barang ke vendor

 

LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram alir: Proses klaim barang ke vendor (lanjutan)